Tarjouspyynnön tekoon ja täydellisyyteen tulee iskeä kaikki voimat, jotta saadaan oikeanlaiset tarjoukset, jotka takaavat hyvän laadun sekä kokonaistaloudellisuuden ja -tehokkuuden. Tarjouksien tulee olla prikulleen tarjouspyynnön mukaisia, muuten ne hylätään surutta pois kilpailusta. Kun tarjoukset saapuvat julkisen hankinnan kilpailutuksen järjestäneelle taholle, niin sen jälkeen peli on jo pelattu, yleensä ns. "halvin voittaa". Tosin laatukriteereillä voidaan hieman painottaa tarjouksia. Tarjoukset pisteyteään ja paras voittaa. Tämä on aivan kylmää matematiikkaa. Järkeä on käytettävä jo tarjouspyynnön teossa.
Tarjouksia jättävät ne yritykset, joilla on siihen mahdollisuus.
Ohessa hankintojen ilmoitusmenttelyn tarkoitus HILMA:sta. Koko ilmoitusmenettely kokonaisuudessaan on luettavissa HILMA:sta.
- - -
Julkisissa hankinnoissa kilpailun toteutumiseksi on tärkeää, että yritykset saavat riittävästi ja tasapuolisesti tietoja meneillään olevista tarjouskilpailuista. Näin taataan aito kilpailu ja mahdollisuus tehdä hankinnat taloudellisesti. Hankintayksiköllä itsellään ei aina ole tietoa kaikista mahdollisista tarjoajista.
Ilmoitusmenettelyn tarkoituksena on myös taata avoimuusperiaatteen toteutuminen tarjouskilpailuissa. Julkisten hankintojen avoimuusperiaate on johdettu EY:n perustamissopimuksen syrjimättömyysperiaatteesta.
Ilmoitusvelvoite koskee hankintalain ja erityisalojen hankintalain mukaisia hankintayksikköjä. Hankintalaissa tarkoitettuja hankintayksiköitä ovat valtion, kuntien- ja kuntayhtymien viranomaiset, evankelis-luterilainen kirkko ja ortodoksinen kirkko sekä niiden seurakunnat ja muut viranomaiset, valtion liikelaitokset ja julkisoikeudelliset laitokset tai mikä tahansa hankinnan tekijä kun se on saanut hankinnan tekemistä varten tukea yli puolet hankinnan arvosta edellä mainituilta yksiköiltä. Erityisalojen hankintayksikköjä ovat valtion, kuntien ja kuntayhtymien viranomaiset, liikelaitokset, julkisoikeudelliset laitokset sekä edellä mainittujen tahojen muodostamat yhteenliittymät, jotka harjoittavat toimintaansa energiahuollon, veden, liikenteen tai postipalvelujen toimialoilla.
Hankintamenettelystä riippuen yrityksiä voidaan pyytää jättämään tarjouksensa julkaistun ilmoituksen tai erillisen tarjouspyynnön perusteella. Rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyissä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä toimittajia pyydetään ilmoittautumaan ehdokkaaksi tarjouskilpailuun.
Ilmoitusmenettelyn laiminlyönti on muotovirhe, joka pahimmillaan voi johtaa hankintapäätöksen kumoamiseen markkinaoikeudessa. Lisäksi on muistettava, että hankintailmoituksen sisältö ratkaisee, jos hankintailmoitus ja tarjouspyyntö eroavat toisistaan. Ilmoituksen tekijä vastaa ilmoituksen sisällöstä.
EU- ja kansalliset hankintailmoitukset täytetään sähköisesti HILMAssa. Ilmoitukset voi tehdä suomen tai ruotsin kielellä.
- - -