Arkistonmuodostus -suunnitelma

Sain virallisen vastauksen ihmettelyyni. Kokouspöytäkirjojen liitteet on määritelty arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Vastaus on alla.

Siis jos haluat tiettyihin asioihin kokouspöytäkirjan lisätietoa, joka on ollut esityslistalla, niin sinun on:

- napattava se esityslistalta omalle koneellesi tai

- sitten erikseen se on pyydettävä,
   jos sitä ei enää kokouspöytäkirjassa ole. 

Jotensakin työlästä ja vaivalloista ottaa asioista selvyys. Jää monelta tekemättä.

Mielenkiintoista näin nykyaikana...

- - -

Arkistonmuodostussuunnitelmassa on ohjeistettu kaikkien asiakirjojen arkistointi, sekä määräaikaisten että pysyvästi säilytettävien osalta. Asiakirjahallinnon toimintaohjeen liitteenä on lisäksi ohje pöytäkirjojen liitekäytännöstä.

Liitteet on ohjeessa jaettu kahteen osaan:

1. Kokouskutsun oheismateriaali (esityslistan liitteet)
- lisäinformaationa, viiteaineistona tai tiedoksi annettavana aineistona asian esittelevään pykälän perusosaan.

Oheismateriaalia ei arkistoida pysyvästi pöytäkirjan osana, vaan asiaan kuuluvaan arkistosarjaan ja hävitetään tiedonohjaussuunnitelmassa mainitun määräajan kuluttua.

2. Pöytäkirjan päätösliitteet
- asiakirjoja, joiden tietosisältöä ei voida esittää asian selostusosassa (kartat)
- asiakirjoja, joihin viitataan päätöksessä.

Ne selventävät, esittelevät tai täsmentävät päätöstä (esimerkiksi maininta: hyväksytty liitteen mukainen päätös)

Päätösliitteet liitetään kunkin pöytäkirjan loppuun. Tällöin asiakirjan on oltava alkuperäiskappale. Tällä pyritään siihen, ettei asiakirjaa arkistoida useampaan kertaan.

Päätösliitteet voidaan arkistoida erilleen varsinaisesta pöytäkirjasta (tehtäväluokituksen mukaan). Tällöin merkitään pöytäkirjaan tiedot asiakirjojen sijainnista ja asiakirjoihin kokouskäsittelymerkinnät (mm.vahvistettu talousarvio tai toimintakertomus, kartat, piirustukset, monisivuiset yhteenvetolistat jne).

Pöytäkirjan päätösliitteiksi ei oteta määräajan kuluttua hävitettäviä asiakirjoja.

Näitä ovat mm.
· saapuneet yleiskirjeet
· koulutusohjelmat, mainokset, esitteet,
· tiedoksi tulleet muiden elinten pöytäkirjat ja pöytäkirjanotteet, toimintakertomukset
· toimintakertomuksen tai muun kertomuksen, selityksen tai tilaston laatimista varten kertynyt aineisto,
· talousarvioehdotukset,
· hakemukset virkoihin ja toimiin,
· tarjoukset, tarjousten avaamispöytäkirjat jne.,
· tontin osto- ja vuokraushakemukset,
· verojen poistamishakemukset,
· lautakuntien ja niiden alaisten toimielinten toimintasuunnitelmat,

  vuokratalojen huoneistohakemukset.

Pöytäkirja on pysyvästi säilytettävä asiakirja ja sen liitteeksi laitetaan vain asiakirjoja, joiden asiateksti ja sisältö ei käy ilmi suoraan pykälätekstistä ja on ne ovat välttämättömiä pykäläasian kokonaisuuden ja perustelujen ymmärtämiseksi.

Pöytäkirjaan ei liitetä esim. kaava-asiakirjoja, sopimuksia ja kauppakirjoja, koska ne muodostavat jo sinällään oman pysyvästi säilytettävän asiakirjan.

Esityslistan liitteenä on monta kertaa pykälätekstiä täydentävää ja selventävää oheismateriaalia, joita ei oteta pöytäkirjan päätösliitteiksi.

- - -