MIKÄ ON NEUVOTTELU?
Neuvottelu viittaa sanana usein siihen, että kyseessä on kahden erimielisen osapuolen kohtaaminen. Erimielisyyksistä huolimatta neuvottelun avulla koetaan päästä yhteiseen, kaikkia osapuolia tyydyttävään ratkaisuun. Neuvottelua voidaan luonnehtia esimerkiksi tavoitteeseen pyrkiväksi vuorovaikutustilanteeksi. Sen tavoitteena voi olla esimerkiksi ongelmien ratkaiseminen, yhteisen sopimuksen aikaansaaminen tai asioiden suunnitteleminen.
Neuvottelussa tarvitaan ryhmäviestintätaitoja, kuten kokouksessakin. Neuvottelun onnistumiseen vaikuttavat osallistujat ja heidän keskinäiset suhteensa, neuvottelun tavoite ja asia sekä tilanne ja puitteet. Avoin ja välitön ilmapiiri auttaa kaikkia ilmaisemaan oman mielipiteensä.
Neuvottelu viittaa sanana usein siihen, että kyseessä on kahden erimielisen osapuolen kohtaaminen. Erimielisyyksistä huolimatta neuvottelun avulla koetaan päästä yhteiseen, kaikkia osapuolia tyydyttävään ratkaisuun. Neuvottelua voidaan luonnehtia esimerkiksi tavoitteeseen pyrkiväksi vuorovaikutustilanteeksi. Sen tavoitteena voi olla esimerkiksi ongelmien ratkaiseminen, yhteisen sopimuksen aikaansaaminen tai asioiden suunnitteleminen.
Neuvottelussa tarvitaan ryhmäviestintätaitoja, kuten kokouksessakin. Neuvottelun onnistumiseen vaikuttavat osallistujat ja heidän keskinäiset suhteensa, neuvottelun tavoite ja asia sekä tilanne ja puitteet. Avoin ja välitön ilmapiiri auttaa kaikkia ilmaisemaan oman mielipiteensä.
ERILAISIA NEUVOTTELUJA
Neuvottelut voidaan jakaa ryhmän sisäisiin ja osapuolten välisiin neuvotteluihin. Ryhmän sisäiset neuvottelut ovat yhteisön omia tapaamisisa ja osallistujat tuntevat toisensa. Osapuolten välisissä neuvotteluissa neuvottelun osapuolet edustavat eri osapuolia ja heillä on usein näkemyseroja käsiteltävästä asiasta. Osallistujat eivät välttämättä tunne toisiaan entuudestaan.
Neuvottelijat voivat olla toisiinsa nähden joko tasavertaisia tai eriarvoisia. Täysin tasavertaisessa neuvottelussa kaikki osallistujat ovat asemaltaan samanarvoisia, eikä siinä tarvita edes puheenjohtajaa. eriarvoisessa neuvottelussa ulkopuolisella asiantuntijalla, puheenjohtajalla tai puolueettomalla sovittelijalla on neuvottelussa erilainen asema kuin muilla osallistujilla.
Neuvottelun tarkoituksen perusteella neuvottelut voidaan ryhmitellä seuraavasti:
Ratkaisua etsivät neuvottelut
Neuvottelun lähtökohtana on jokin ristiriita tai ongelma, johon pyritään löytämään ratkaisu. Tavoitteena voi olla myös sopimukseen pääseminen tai ratkaisun löytäminen ongelmaan, johon ei ole aiempaa ratkaisumallia.
Suunnittelevat neuvottelut
Neuvottelun tarkoituksena on ideoida, käsitellä ennalta tulevan neuvottelun asioita tai ennakoida neuvottelussa toteutettavia toimintatapoja ja taktiikoita. Lopputuloksena voi olla monia eri ratkaisuehdotuksia.
Arvioivat neuvottelut
Neuvottelussa tarkastellaan kriittisesti tehtyjä ratkaisuja ja tapahtuneita asioita. Neuvottelussa voidaan esimerkiksi analysoida työmenetelmiä tai selvitellä syitä, miksi ongelmatilanteeseen on ajauduttu.
Tilajärjestelyjen perusteella neuvottelut voidaan jakaa yhteisessä tilassa käytäviin neuvotteluihin, puhelinneuvotteluihin ja videoneuvotteluihin. Samassa tilassa järjestetyssä neuvottelussa osallistujat ovat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa sekä verbaalisen että nonverbaalisen viestinnän avulla. Puhelinneuvottelussa nonverbaalisen viestinnän osuus jää suurelta osin pois, osallistujathan eivät voi nähdä tai koskettaa toisiaan. Videoneuvottelussa osallistujat kyllä näkevät toisensa, mutta kuvan laatu ei vastaa todellisuutta. Lisäksi kuvaruudussa näkyy vain osa neuvottelukumppanien ympäristöstä ja kuvakulmat ja -koot voivat vaikuttaa viestinnästä tehtäviin tulkintoihin.
Neuvottelijat voivat olla toisiinsa nähden joko tasavertaisia tai eriarvoisia. Täysin tasavertaisessa neuvottelussa kaikki osallistujat ovat asemaltaan samanarvoisia, eikä siinä tarvita edes puheenjohtajaa. eriarvoisessa neuvottelussa ulkopuolisella asiantuntijalla, puheenjohtajalla tai puolueettomalla sovittelijalla on neuvottelussa erilainen asema kuin muilla osallistujilla.
Neuvottelun tarkoituksen perusteella neuvottelut voidaan ryhmitellä seuraavasti:
Ratkaisua etsivät neuvottelut
Neuvottelun lähtökohtana on jokin ristiriita tai ongelma, johon pyritään löytämään ratkaisu. Tavoitteena voi olla myös sopimukseen pääseminen tai ratkaisun löytäminen ongelmaan, johon ei ole aiempaa ratkaisumallia.
Suunnittelevat neuvottelut
Neuvottelun tarkoituksena on ideoida, käsitellä ennalta tulevan neuvottelun asioita tai ennakoida neuvottelussa toteutettavia toimintatapoja ja taktiikoita. Lopputuloksena voi olla monia eri ratkaisuehdotuksia.
Arvioivat neuvottelut
Neuvottelussa tarkastellaan kriittisesti tehtyjä ratkaisuja ja tapahtuneita asioita. Neuvottelussa voidaan esimerkiksi analysoida työmenetelmiä tai selvitellä syitä, miksi ongelmatilanteeseen on ajauduttu.
Tilajärjestelyjen perusteella neuvottelut voidaan jakaa yhteisessä tilassa käytäviin neuvotteluihin, puhelinneuvotteluihin ja videoneuvotteluihin. Samassa tilassa järjestetyssä neuvottelussa osallistujat ovat vuorovaikutuksessa toistensa kanssa sekä verbaalisen että nonverbaalisen viestinnän avulla. Puhelinneuvottelussa nonverbaalisen viestinnän osuus jää suurelta osin pois, osallistujathan eivät voi nähdä tai koskettaa toisiaan. Videoneuvottelussa osallistujat kyllä näkevät toisensa, mutta kuvan laatu ei vastaa todellisuutta. Lisäksi kuvaruudussa näkyy vain osa neuvottelukumppanien ympäristöstä ja kuvakulmat ja -koot voivat vaikuttaa viestinnästä tehtäviin tulkintoihin.
NEUVOTTELUUN VALMISTAUTUMINEN
Neuvotteluun valmistautuminen on hyvin tärkeää. Valmistautuessa kannattaa analysoida neuvottelutilanne, neuvottelun kohde ja tavoite, neuvottelukumppanit sekä toimintasuunnitelma:
Tilanneanalyysi
Lähtötilanteen analysointi: Mistä neuvotellaan? Ketkä neuvottelevat? Miten tilanteeseen on päädytty? Mitkä ovat neuvottelun aikarajat?
Kohdeanalyysi
Millainen neuvottelun aihe on? Mistä ongelma tai ristiriita johtuu ja mikä sen tausta on? Mitä tietoja käsiteltävää asiaa varten kannattaisi hankkia?
Tavoiteanalyysi
Mitä ratkaisuvaihtoehtoja on? Mitkä ovat niiden hyvät ja huonot puolet sekä vaikutukset? Miten lait, normit tai määräykset vaikuttavat ratkaisuun? Tavoitteiden määritys:
~Minimitavoite eli vähin mihin voi tyytyä.
~Optimitavoite eli ideaalitavoite, johon olen tyytyväinen.
~Maksimitavoite eli korkeimmalle asetettu tavoite. Maksimitavoitteella pyrin kasvattamaan neuvotteluvaraa.
Millaisia tavoitteet ovat laadultaan (aineellisia vai aineettomia)?
Neuvottelukumppanianalyysi
Millaisia neuvottelukumppanit ovat? Mitkä ovat heidän vahvuutensa ja heikkoutensa? Mitkä ovat heidän tavoitteensa ja todennäköiset toimintamallinsa?
Toimintasuunnitelma
Miten neuvottelu etenee? Kuinka havainnollistaa omaa näkökulmaa? Millaisia vaikuttamisen keinoja kannattaa käyttää? Mitkä ovat neuvottelijoiden roolit? Miten neuvotteluratkaisu pannaan toimeen?
NEUVOTTELUN VAIHEET
Ennen neuvottelua tulee huolehtia myös neuvottelutilan varaamisesta sekä havaintovälineiden ja tarjoilun järjestämisestä. Osallistujille olisi hyvä lähettää myös neuvottelukutsu. Neuvottelun tavoite vaikuttaa sen luonteeseen ja käytettäviin menettelytapoihin. Neuvottelulle ei ole olemassa yhtä ainoaa etenemistapaa, mutta johdonmukaisesti neuvottelu jäsentyy kolmeen vaiheeseen: aloitukseen, asioiden käsittelyyn ja lopetukseen.
Neuvotteluun valmistautuminen on hyvin tärkeää. Valmistautuessa kannattaa analysoida neuvottelutilanne, neuvottelun kohde ja tavoite, neuvottelukumppanit sekä toimintasuunnitelma:
Tilanneanalyysi
Lähtötilanteen analysointi: Mistä neuvotellaan? Ketkä neuvottelevat? Miten tilanteeseen on päädytty? Mitkä ovat neuvottelun aikarajat?
Kohdeanalyysi
Millainen neuvottelun aihe on? Mistä ongelma tai ristiriita johtuu ja mikä sen tausta on? Mitä tietoja käsiteltävää asiaa varten kannattaisi hankkia?
Tavoiteanalyysi
Mitä ratkaisuvaihtoehtoja on? Mitkä ovat niiden hyvät ja huonot puolet sekä vaikutukset? Miten lait, normit tai määräykset vaikuttavat ratkaisuun? Tavoitteiden määritys:
~Minimitavoite eli vähin mihin voi tyytyä.
~Optimitavoite eli ideaalitavoite, johon olen tyytyväinen.
~Maksimitavoite eli korkeimmalle asetettu tavoite. Maksimitavoitteella pyrin kasvattamaan neuvotteluvaraa.
Millaisia tavoitteet ovat laadultaan (aineellisia vai aineettomia)?
Neuvottelukumppanianalyysi
Millaisia neuvottelukumppanit ovat? Mitkä ovat heidän vahvuutensa ja heikkoutensa? Mitkä ovat heidän tavoitteensa ja todennäköiset toimintamallinsa?
Toimintasuunnitelma
Miten neuvottelu etenee? Kuinka havainnollistaa omaa näkökulmaa? Millaisia vaikuttamisen keinoja kannattaa käyttää? Mitkä ovat neuvottelijoiden roolit? Miten neuvotteluratkaisu pannaan toimeen?
NEUVOTTELUN VAIHEET
Ennen neuvottelua tulee huolehtia myös neuvottelutilan varaamisesta sekä havaintovälineiden ja tarjoilun järjestämisestä. Osallistujille olisi hyvä lähettää myös neuvottelukutsu. Neuvottelun tavoite vaikuttaa sen luonteeseen ja käytettäviin menettelytapoihin. Neuvottelulle ei ole olemassa yhtä ainoaa etenemistapaa, mutta johdonmukaisesti neuvottelu jäsentyy kolmeen vaiheeseen: aloitukseen, asioiden käsittelyyn ja lopetukseen.
NEUVOTTELUSTRATEGIOITA
Neuvotteluun valmistautuessa valitaan toimintasuunnitelma eli strategia, jota pyritään toteuttamaan neuvottelussa erilaisten taktiikoiden avulla. Seuraavassa esimerkkejä neuvottelustrategioista:
Neuvotteluun valmistautuessa valitaan toimintasuunnitelma eli strategia, jota pyritään toteuttamaan neuvottelussa erilaisten taktiikoiden avulla. Seuraavassa esimerkkejä neuvottelustrategioista:
Distributiivinen strategia
Vastapuolelle esitetään suoria vaatimuksia, käsketään heidän toimia tietyllä tavalla ja suostutellaan. Strategiaan liittyy myös negatiivisten tunteiden viestittäminen, syyttely, vihjailu ja uhkailu.
Integratiivinen strategia
Vastapuoleen suhtaudutaan neutraalisti tai positiivisesti. Viestitään avoimesti vastapuolen kanssa ja pyritään pohtimaan ratkaisuvaihtoehtoja yhdessä.
Passiiviset ja epäsuorat strategiat
Vältellään asiasta keskustelemista vastapuolen kanssa. Seurataan mieluummin tekoja kuin puhutaan asiasta. Ei puhuta vaan "mökötetään".
HYVÄ NEUVOTTELIJA
- hallitsee vuorovaikutustaidot
- on valmis joustamaan
- on kärsivällinen, pitkäjänteinen ja sitkeä
- osaa analysoida asioita
- osaa perustella oman näkökantansa vakuuttavasti
- osaa kuunnella toisia
- antaa tilaa toisillekin
- on tilanneherkkä
- pystyy mukautumaan erilaisiin tilanteisiin ja toisen asemaan
- tietää millaisia neuvottelustrategioita ja -taktiikoita kulloinkin kannattaa käyttää.