Vaikka esityslista ensisijaisesti palvelee toimielinten jäsenten tiedonsaantia ja itse kokousmenettelyä, käytetään sitä paljon hyväksi myös kunnan tiedottamisvälineenä. Kuntalain 29 §:n mukaan kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa.
Säännöksessä korostetaan, että verkkoviestinnässä on kuitenkin huolehdittava siitä, että
- salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja
- että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu.
Useimmissa kunnissa on omaksuttu käytäntö, että esityslista viedään sen valmistuttua kokonaisuudessaan verkkoon lukuun ottamatta ei-vielä julkisia ja salassa pidettäviä tietoja.
Käytäntö ei ole täysin linjassa esimerkiksi henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön kanssa. Henkilötietojen lainmukainen käsittely edellyttää, että henkilötietoja ei viedä verkkoon kuin laissa erikseen säädetyin perustein.
Esityslistaan ja pöytäkirjaan sisältyy usein myös henkilötietoja, kuten tietoja asianosaisista, joita ovat mm. etuuksien, avustuksien tai lupien hakijat, henkilöstöasioissa työntekijät ja viranhaltijat, muutoksenhakua koskevissa asioissa valittajat jne. Henkilötiedolla tarkoitetaan henkilötietolaissa kaikenlaisia luonnollista henkilöä taikka hänen ominaisuuksiaan tai elinolosuhteitaan kuvaavia merkintöjä, jotka voidaan tunnistaa häntä tai hänen perhettään tai hänen kanssaan yhteisessä taloudessa eläviä koskeviksi. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen henkilötiedon määritelmä on henkilötietolain määritelmää yksityiskohtaisempi ja määritelmässä on myös esimerkkejä tiedoista, jotka voidaan määritellä esimerkiksi asiayhteydestä johtuen henkilötiedoksi. Asetuksen henkilötietoesimerkit ovat käyttökelpoisia jo nyt. Kuntaliitto on tiedottanut EU:n tietosuoja-asetuksesta yleiskirjeellään 14/2017, 29.5.2017.
Asetuksen mukaan henkilötiedolla tarkoitetaan kaikkia tunnistettuun tai tunnistettavissa olevaan luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja. Tunnistettavissa olevana pidetään luonnollista henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa erityisesti tunnistetietojen, kuten nimen, henkilötunnuksen, sijaintitiedon, verkkotunnistetietojen taikka yhden tai useamman hänelle tavanomaisen fyysisen, fysiologisen, geneettisen, psyykkisen, taloudellisen, kulttuurillisen tai sosiaalisen tekijän perusteella.
Lähde: Kunnan verkkotiedottaminen sekä henkilötietojen käsittely ja julkisuus - Kuntalain (410/2015) 1.6.2017 voimaan tulevat säännökset, kohta 2.2.2. ja 2.2.3
